Steeds meer organisaties investeren in een communicatie training. Dat is logisch. Goede communicatie is de basis van samenwerken, leidinggeven en klantcontact. Toch komt vaak dezelfde vraag terug: kiezen we voor een standaard training of laten we een communicatie training op maat ontwikkelen?
In veel organisaties speelt dit vraagstuk op het moment dat er iets schuurt. Een team dat langs elkaar heen praat. Leidinggevenden die moeite hebben met feedback geven. Medewerkers die wel vakinhoudelijk sterk zijn, maar vastlopen in gesprekken. Dan ontstaat de behoefte aan ontwikkeling. Maar welke vorm past het beste?
Een standaard training lijkt soms snel en overzichtelijk. Het programma ligt klaar, de inhoud is bekend en de kosten zijn duidelijk. Een maatwerk training vraagt iets meer voorbereiding. Er wordt gekeken naar de eigen praktijk, de cultuur en de doelen van het team of de organisatie. Dat kost aandacht, maar levert vaak ook meer herkenning op.
In dit artikel wordt gekeken naar de verschillen. Wat werkt in de praktijk beter? En waar moet een manager, HRM’er of L&D’er op letten bij het maken van een keuze?
Wat is een standaard communicatie training?
Een standaard communicatie training is een training met een vast programma. De onderwerpen, werkvormen en oefeningen liggen vooraf vast. Denk aan thema’s zoals feedback geven, gesprekstechnieken of assertiviteit. De trainer volgt een vaste opbouw die al vaker is gebruikt.
Dat heeft voordelen. De training is vaak direct beschikbaar. De inhoud is getest bij verschillende organisaties. Ook is vooraf duidelijk wat deelnemers ongeveer kunnen verwachten. Voor organisaties die snel iets willen regelen, kan dat prettig zijn.
Toch zit hier ook een keerzijde. Een standaard training sluit niet altijd goed aan bij de specifieke situatie in een team. Elk team heeft een eigen dynamiek. Dat betekent: eigen gewoontes, eigen spanningen en eigen manieren van praten met elkaar. Als een training daar niet op aansluit, blijft het soms te algemeen.
Wanneer een standaard training goed kan werken
Er zijn situaties waarin een standaard training prima past. Bijvoorbeeld als een organisatie een basis wil neerzetten. Denk aan jonge medewerkers die nog weinig ervaring hebben met zakelijke gesprekken. Of aan een organisatie die net start met het thema communicatie en eerst bewustwording wil creëren.
In zo’n geval kan een standaard training voldoende zijn. Deelnemers krijgen dan een gemeenschappelijke taal. Ze leren wat begrippen betekenen, zoals actief luisteren of doorvragen. Actief luisteren betekent dat iemand echt laat merken dat hij of zij de ander begrijpt. Dat lijkt simpel, maar in de praktijk gebeurt het minder vaak dan gedacht.
Toch blijft het risico bestaan dat deelnemers na afloop zeggen: “Leuk, maar hoe past dit bij onze situatie?” En precies daar zit vaak het verschil met een training op maat.
Wat maakt een communicatie training op maat anders?
Een communicatie training op maat begint niet met een standaard programma, maar met vragen. Wat speelt er in het team? Waar lopen mensen tegenaan? Wat wil de organisatie bereiken? Op basis daarvan wordt de inhoud ontwikkeld.
Dat betekent dat voorbeelden en oefeningen uit de eigen praktijk komen. Gesprekken die echt plaatsvinden, worden gebruikt als casus. Casus betekent in dit geval een praktijkvoorbeeld dat wordt gebruikt om van te leren. Dat maakt de training herkenbaar en direct toepasbaar.
In een incompany training, waarbij de trainer naar de organisatie toe komt en een groep van ongeveer 15 collega’s tegelijk traint, is dat extra krachtig. Deelnemers werken met hun eigen collega’s aan hun eigen vraagstukken. Dat zorgt voor openheid en betrokkenheid, mits het veilig wordt begeleid.
De kracht van herkenning en veiligheid
Wanneer medewerkers zichzelf herkennen in de voorbeelden, ontstaat er sneller beweging. Een teamleider die worstelt met het aanspreken van een ervaren medewerker, krijgt gerichte feedback op die situatie. Een HR-adviseur die merkt dat gesprekken vaak defensief worden, kan precies dat oefenen.
Daarnaast speelt veiligheid een grote rol. In een maatwerktraject is er ruimte om vooraf met leidinggevenden of HR te spreken over gevoeligheden. Zo kan de trainer rekening houden met onderlinge verhoudingen of eerdere conflicten. Dat vergroot de kans dat deelnemers zich durven uitspreken.
In de praktijk blijkt dat maatwerk vaak zorgt voor meer eigenaarschap. Eigenaarschap betekent dat mensen zich verantwoordelijk voelen voor hun eigen gedrag en ontwikkeling. Ze zien duidelijker waarom verandering nodig is en wat hun eigen rol daarin is.
Wat werkt beter in de praktijk?
De vraag wat beter werkt, is niet zwart-wit te beantwoorden. Het hangt af van de context. Toch zien veel organisaties dat een op maat gemaakte training meer effect heeft op de lange termijn.
Een standaard training geeft kennis en inspiratie. Dat is waardevol. Maar gedrag veranderen vraagt meer dan alleen kennis. Het vraagt oefening in de eigen situatie, feedback op eigen gedrag en afspraken binnen het team.
In teams waar al langer spanning zit, is maatwerk vaak geen luxe maar een noodzaak. Als collega’s elkaar vermijden of als er weinig vertrouwen is, dan helpt een algemene training meestal niet genoeg. Dan is het belangrijk om in te zoomen op wat er echt speelt.
Van inzicht naar gedragsverandering
Veel trainingen blijven hangen in inzicht. Deelnemers begrijpen wat beter kan, maar doen het daarna toch weer zoals altijd. Dat is menselijk. Gewoontes zijn sterk.
Een maatwerk training kan hier beter op inspelen. Door concrete situaties te oefenen en afspraken te maken over nieuw gedrag, wordt de stap naar de praktijk kleiner. Ook kan er gekozen worden voor meerdere dagdelen, zodat er tijd zit tussen de bijeenkomsten. In die tussentijd passen deelnemers het geleerde toe en wordt dit later besproken.
Dat zorgt voor verdieping. Het gesprek gaat dan niet alleen over theorie, maar over wat er echt gebeurde op de werkvloer. Wat ging goed? Waar was het lastig? Zo wordt leren een proces in plaats van een eenmalige activiteit.
Waarom steeds meer organisaties kiezen voor maatwerk
In veel organisaties groeit het besef dat communicatie geen los thema is. Het hangt samen met leiderschap, cultuur en samenwerking. Daarom past een standaard oplossing niet altijd meer.
Managers en HR-professionals zien dat teams verschillend zijn. Wat bij het ene team werkt, werkt bij het andere team niet. Een productieafdeling heeft andere communicatie-uitdagingen dan een managementteam of een groep projectleiders.
Een op maat gemaakte incompany training sluit hier beter bij aan. De inhoud wordt afgestemd op het niveau van de deelnemers en op de doelen van de organisatie. Soms ligt de focus op feedback en aanspreken. Soms op klantgericht communiceren. Soms op samenwerken na een reorganisatie.
Daarnaast is het praktisch. De training vindt plaats op een moment dat het past. Collega’s hoeven niet te reizen en werken met hun eigen team. Dat verlaagt de drempel om mee te doen en verhoogt de betrokkenheid.
Veel organisaties merken dat maatwerk niet alleen zorgt voor betere gesprekken, maar ook voor meer onderling begrip. Mensen leren elkaars stijl kennen. Ze ontdekken waar misverstanden ontstaan. En ze spreken samen af hoe ze voortaan willen communiceren.
Dat vraagt investering in tijd en aandacht. Maar als communicatie een knelpunt is dat prestaties of sfeer beïnvloedt, dan is het vaak juist die gerichte aanpak die het verschil maakt.
Wie kijkt naar wat op de lange termijn werkt, ziet dat een communicatie training op maat vaak beter aansluit bij de echte praktijk. Niet omdat standaard trainingen slecht zijn, maar omdat elke organisatie uniek is. En communicatie begint nu eenmaal bij de mensen zelf, in hun eigen werkomgeving.